Họp/meeting là gì?
Họp là quá trình thảo luận và xử lý thông tin nhằm đưa ra các quyết định, từ đó xác định những công việc cần phải tiến hành ngay và giám sát thực hiện chúng.
Tại sao phải họp và điều hành họp?
- Các cuộc họp là lãng phí thời gian quý báu và tiền bac.
- Các cuộc họp là đầy dẫy các vấn đề, tranh cãi, mâu thuẩn và nếu có chỉ là một ít sự đồng thuận và giải pháp.
- Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm
- Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình
- Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”
- Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời gian
Các giai đoạn họp:
Chuẩn bị cho cuộc họp:
- Xác định mục tiêu: Mục tiêu phải rõ ràng, phải xem mức độ cần thiết có thật sự cần họp hay không, phải có sự đồng tình của tập thể trong tổ chức. Mục tiêu cần nêu rõ cái đạt được, cái muốn đạt được, và cái thích đạt được.
- Thành phần tham dự: Từ mục tiêu đề ra thì cần phải xác định được vấn đề cần giải quyết, từ đây ta sẽ chọn ra những người đáp ứng được một số yêu cầu sau làm thành phần tham dự: có kiến thức và kỹ năng, người có thẩm quyền ra quyết định (sau khi đã duyệt phương án thì người này đủ thẩm quyền để ra quyết định thực thi phương án đó), người có trách nhiệm thực hiện và bị ảnh hưởng bởi các quyết định trong cuộc họp. Ngoài ra trong cuộc họp có thể mời thành phần gồm những người cần biết thông tin về quyết định cuối cùng trong cuộc họp. Sau khi xác định được thành phần tham dự thì cần tiến hành phân tích vai trò, khả năng gây ảnh hưởng và tính cách của mỗi thành viên để có thể sắp xếp và dẫn dắt buổi họp đạt được mục tiêu.
- Địa điểm và bố trí phòng họp: tùy theo mục đích và thành phần tham dự cuộc họp mà ta sẽ lựa chọn địa điểm cũng như thời gian sao cho phù hợp. Ngoài ra cần có một số thiết bị hỗ trợ cho cuộc họp (máy chiếu, thiết bị hỗ trợ Video call…). Điều chỉnh nhiệt độ, âm thanh, ánh sáng hợp lý, tạo cảm giác thoải mái cho mọi người trong phòng họp.
- Bố trí phòng họp: Vì vị trí chỗ ngồi ảnh hưởng rất lớn đến mức độ tham dự và người dự họp nên phòng họp được bố trí sao cho mọi người đều có thể nhìn thấy mặt nhau, khoảng cách giữa hai người kế nhau không quá xa (để dễ dàng trao đổi, thảo luận). Có sự sắp xếp hợp lý giữa người cấp quản lý với người nhân viên.
- Thông báo mời họp: Để nâng cao hiệu quả buổi họp thì những người tham dự cần được thông báo thời gian, địa điểm, yêu cầu cần chuẩn bị và tầm mức quan trọng của buổi họp. Trong bản thông báo có thể sơ lược về mục tiêu và mục đích cuộc họp, chương trình cuộc họp và một số tài liệu cung cấp trước cho thành viên dự họp.
- Nội dung chương trình: Cuộc họp cần có bảng nội dung từng hạng mục công việc, người trình bày và thời gian dự kiến tương ứng cho từng hạng mục đó. Thông thường cuộc họp có thê tiến hành theo trình tự cơ bản như: nêu chủ đề – mục đích cuộc họp và giới thiệu thành phần tham dự à nêu ra vấn đề và thảo luận để giải quyết vấn đề à người có thẩm quyền cao nhất đưa ra quyết định và tuyên bố kết thúc cuộc họp.
Điều hành cuộc họp:
Trước khi tiến hành cuộc họp, nếu bạn không phải là người chủ trì cuộc họp thì cần xác định trước người sẽ giữ vai trò chủ trì để dẫn dắt buổi họp đạt được mục tiêu đề ra với thời gian tối thiểu. Yêu cầu đối với người chủ trì cần có khả năng dẫn dắt, khả năng xử lý tình huống nhạy bén, xác định rõ nhiệm vụ:
- Lắng nghe các quan điểm khác nhau và tập hợp.
- Luôn giữ quan điểm của bản thân ở thế trung lập và hợp tác, tiếp nhận mọi ý kiến của người khác.
- Điều chỉnh và định hướng buổi họp vào mục tiêu.
- Kiểm soát xung đột và mâu thuẫn trong buổi họp.
- Tạo điều kiện và tâm lý thoải mái cho thành viên đóng góp ý kiến.
- Bắt đầu buổi họp:
- Tạo không khí thoải mái và cảm xúc tích cực cho mọi người trong phòng họp
- Giới thiệu thành viên dự họp và một số quy định cần thiết
- Giới thiệu mục đích và mục tiêu buổi họp
- Đưa ra lịch trình buổi họp và các vấn đề cần giải quyết cùng thời gian tương ứng
- Trong thời gian giới thiệu, tùy theo nội dung từng mục mà người chủ trì cần có sự thể hiện sác mặt và lời nói khác nhau sao cho phù hợp với nội dung mà mình đang giới thiệu.
- VD: Khi giới thiệu thành phần tham dự thì cần có sự trịnh trọng, vẻ mặt nghiêm nghị. Khi giới thiệu mục tiêu và cần tạo ra điểm nhấn, vẻ mặt quan trọng để mọi người chú ý đến và nắm rõ mục đích của buổi họp.
- Điều hành:
- Người chủ trì cần phải dẫn dắt mọi người đi theo hướng thảo luận để giải quyêt vấn đề trong phần giới thiệu mục tiêu buổi họp.
- Cần kiểm soát thời gian để lịch trình buổi họp được diễn ra đúng theo dự kiến.
- Biết cung cấp thông tin và tạo không khí thoải mái để mọi người tự do phát biểu và nêu ý kiến của mình.
- Tóm tắt và đưa ra kết luận chung mỗi khi một vấn để đã được mọi người nhất trí thông qua.
- Luôn lắng nghe và đưa ra lời nhận xét khích lệ đối với ý kiến hay và sự góp ý trên tinh thần hợp tác với ý kiến chưa hay.
- Nguyên tắc: Không phê phán, không khái quát, chỉ phân tích và đánh giá ý kiến, không đánh giá con người. Luôn ưu tiên cho ý kiến định lượng. Cố gắng tạo sự thân thiện giữa mọi người với nhau để ý kiến được tự do, mới mẻ và sát với yêu cầu hơn.
Kết thúc buổi họp:
- Trước khi kết thúc cuộc họp, người chủ trì cần rà soát các biên bản và tổng kết mọi ý kiến đã được thông qua, sau đó công bố lại cho mọi người nắm rõ. Công bố kế hoạch hành động và phương án triển khai, có thể phân công nhiệm vụ nếu trong buổi họp đã ra quyết định. Thông báo cho mọi người thời gian dự kiến cuộc họp tiếp theo để có kế hoạch triển khai cụ thể.
- Hỏi lại mọi người xem có ai có thêm ý kiến hay điều gì chưa rõ
- Tuyên bố kết thúc buổi họp
Họp hiệu quả khi:
|
Chúc các bạn họp và điều hành họp hiệu quả.
MTM.edu.vn