Teamwork (làm việc theo nhóm) là một trong những kỹ năng phổ biến trong công việc, cuộc sống. Dù bạn là sinh viên hay người đi làm, thành thạo kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc.
Việc thể hiện kỹ năng này cũng là yêu cầu thiết yếu với những bạn trẻ đang tìm việc làm. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu:
Tầm quan trọng Kỹ Năng làm việc nhóm – Teamwork
Kỹ năng làm việc tập thể quan trọng và cần thiết trong hai trường hợp sau: thứ nhất, sản phẩm được sản xuất ra tốt hơn và hiệu quả hơn nhờ nỗ lực chung; thứ hai, sản phẩm bán ra cực kỳ phức tạp và đòi hỏi tính đa dạng của các kỹ năng lẫn khả năng mà một nhóm có thể mang lại.
Nhóm là gì?
- Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được. Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau.
- Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết).
Phân loại Nhóm:
Các nhóm chính thức
- Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án.
- Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ.
Các nhóm không chính thức:
- Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:
- Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ.
- Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc.
- Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo.
- Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn.
Sự khác biệt giữa nhóm không chính thức và chính thức:
- Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ.
- Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn.
- Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.
Quy tắc Phát triển cam kết nhóm:
Trong quyển Organizations (1958), March và Simon trình bày 5 quy tắc cho phát triển cam kết một nhóm hoặc một tổ chức như sau:
- Có các thành viên trong nhóm tương tác thường xuyên để họ đạt được một cảm giác của một đội.
- Hãy chắc chắn rằng các nhu cầu cá nhân được đáp ứng thông qua sự tham gia trong đội.
- Hãy để tất cả các thành viên biết lý do tại sao dự án là quan trọng. Mọi người không thích làm việc như một “kẻ thua cuộc”.
- Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên chia sẻ các mục tiêu của đội. Một quả táo xấu có thể làm hỏng cả thùng.
- Giữ cạnh tranh trong nhóm ở mức tối thiểu. Cạnh tranh và hợp tác là đối lập. Hãy để các thành viên cạnh tranh với những người bên ngoài đội, không phải bên trong nó.
Lưu ý rằng các quy tắc đầu tiên có thể không phải luôn luôn tuân theo nếu nhóm xây dựng rải rác về mặt địa lý.Trong trường hợp đó, các thành viên nên “gặp” thường xuyên thông qua hội nghị thoại/teleconferencing.
Các giai đoạn hình thành nhóm:
Hình thành:
- Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè.
- Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực.
- Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.
- Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.
- Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo.
Xung đột:
- Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt.
- Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.
- Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.
Bình thường hóa:
- Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ.
- Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm.
- Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.
Hoạt động trôi chảy
- Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.
- Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm.
Các Phong cách lãnh đạo nhóm qua từng giai đoạn:
- Giai đoạn hình thành: phong cách phù hợp là Chỉ đạo/ Định hướng.
- Giai đoạn xung đột: phong cách phù hợp là ảnh hưởng/thuyết phục
- Giai đoạn bình thường hóa: phong cách lãnh đạo phù hợp là tham gia
- Giai đoạn hoạt động trôi chảy: phong cách lãnh đạo phù hợp là ủy quyền.
MTM.edu.vn